Weblog Kế toán 7E: Thủ tục đăng ký người phụ thuộc đối với cá nhân có thu nhập từ 01/10/2014

(Kế toán 7E) - Ngày 13/6/2014, Bộ tài chính đã ban hành quyết định số 1378/QĐ-BTC về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ tài chính, trong đó gồm 2 thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý thuế thu nhập cá nhân:

- Đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

- Đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công; cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và theo phương pháp khoán

 PHẦN II. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA TỪNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

A. Thủ tục hành chính cấp Cục Thuế

I. Lĩnh vực Thuế

1. Đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Đăng ký NPT

(1.1) Đăng ký NPT lần đầu

+ Hồ sơ:

Cá nhân lập mẫu Đăng ký NPT theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế để tính giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh.

+ Địa điểm:

Cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập (nếu cá nhân nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập) hoặc cho cơ quan Thuế (nếu cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế).

+ Thời hạn:

++ Trường hợp cá nhân nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT chậm nhất là trước thời hạn khai thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý Thuế. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) mẫu Đăng ký và nộp một (01) mẫu Đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật quản lý thuế.

++ Trường hợp cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế thì cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế.

(1.2) Đăng ký khi có thay đổi NPT

Trường hợp trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi (tăng/giảm) về NPT thì cá nhân đăng ký NPT như lần đầu (bước 1.1).

(1.3) Đăng ký NPT khi thay đổi nơi làm việc

Trường hợp trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi nơi làm việc thì cá nhân đăng ký NPT như lần đầu (bước 1.1).

(1.4) Đăng ký NPT khi quyết toán

+ Hồ sơ:

Trường hợp trong năm cá nhân chưa đăng ký NPT để tính giảm trừ gia cảnh thì cá nhân được xác định NPT theo thực tế phát sinh và lập mẫu Đăng ký NPT như bước (1.1) khi nộp hồ sơ quyết toán thuế.

+ Địa điểm:

++ Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

++ Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì nộp mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan thuế cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

+ Thời hạn:

++ Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT khi quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập chậm nhất là trước thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) mẫu Đăng ký NPT và nộp một (01) mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật Quản lý thuế, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

++ Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan Thuế thì cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT khi quyết toán cho cơ quan Thuế cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật Quản lý thuế, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Riêng đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì...) theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ chứng minh NPT

(2.1) Nộp hồ sơ chứng minh NPT lần đầu

+ Hồ sơ:

Cá nhân lập hồ sơ chứng minh NPT theo hướng dẫn tại điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.

+ Địa điểm:

Cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT tại nơi nộp mẫu Đăng ký NPT.

+ Thời hạn:

Cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký NPT.

(2.2) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi có thay đổi NPT

Trong thời gian giảm trừ gia cảnh, cá nhân có phát sinh tăng hoặc giảm NPT thì cá nhân thực hiện nộp hồ sơ chứng minh NPT như lần đầu (bước 2.1).

(2.3) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi thay đổi nơi làm việc

Trong thời gian giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi nơi làm việc thì cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT như lần đầu (bước 2.1).

(2.4) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi quyết toán

Trường hợp cá nhân đăng ký NPT bổ sung khi quyết toán thì cá nhân phải nộp hồ sơ chứng minh NPT như bước 2.1.

- Cách thức thực hiện:

+ Cá nhân thuộc diện nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT tại bộ phận một cửa của cơ quan Thuế quản lý trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu hồ sơ chứng minh NPT của cá nhân tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan Thuế yêu cầu.

+ Cá nhân thuộc diện trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc nộp qua đường bưu điện.

Riêng đối với trường hợp cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT bổ sung khi quyết toán thuế thì nộp tại tổ chức cá nhân trả thu nhập nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế (tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc nộp qua đường bưu điện) nếu cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ bao gồm:

+ Mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh - Mẫu số 16/ĐK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Hồ sơ chứng minh NPT:

++) Đối với con:

+++) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

+++) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

++++) Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

++++) Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

+++) Con đang theo học tại các bậc học, hồ sơ chứng minh gồm:

++++) Bản chụp Giấy khai sinh.

++++) Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

+++) Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

++) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+++) Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

++) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+++) Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

++) Đối với các cá nhân khác (gồm anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột, người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật), hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

+++) Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Các giấy tờ hợp pháp nêu trên, là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

++++) Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

++++) Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).

++++) Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).

++++) Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

++++) Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

++) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

++) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các điểm nêu trên hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ. Riêng đối với trường hợp cá nhân nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì nộp 02 mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

- Thời hạn giải quyết: Không phải trả lại kết quả cho người nộp thuế

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cục Thuế

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Không có kết quả giải quyết

- Lệ phí (nếu có): không có

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

+ Mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh - Mẫu số 16/ĐK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng - Mẫu số 21a/XN-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng - Mẫu số 21b/XN-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):

Người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007;

+ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN số 26/2012/QH13 ngày 22/11/2012;

+ Nghị định số 65/2013/NĐ-CP ngày 27 tháng 6 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân;

+ Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế TNCN, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế TNCN và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ.

+ Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 và Nghị định số 106/2010/NĐ-CP ngày 28/10/2010 của Chính Phủ.

Ghi chú: Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế.

B. Thủ tục hành chính cấp Chi cục Thuế

I. Lĩnh vực Thuế

1. Đăng ký người phụ thuộc (NPT) giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công; cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và theo phương pháp khoán

- Trình tự thực hiện:

Bước 1: Đăng ký NPT

(1.1) Đăng ký NPT lần đầu

+ Hồ sơ:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai lập mẫu Đăng ký NPT theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế để tính giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian tính giảm trừ gia cảnh.

Cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán khai thông tin chi tiết về NPT tại Tờ khai thuế khoán.

+ Địa điểm:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai nộp mẫu Đăng ký NPT và cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nộp Tờ khai thuế khoán cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý.

+ Thời hạn:

++ Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì nộp mẫu Đăng ký NPT chậm nhất là trước thời hạn khai thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập theo quy định của Luật Quản lý Thuế. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật quản lý thuế.

++ Đối với cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thì nộp mẫu Đăng ký NPT cùng với tờ khai tạm nộp thuế quý theo quy định tại Luật Quản lý thuế

++ Đối với cá nhân, nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thì thời hạn nộp Tờ khai thuế khoán theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

(1.2) Đăng ký khi có thay đổi NPT

Trường hợp trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi (tăng/giảm) về NPT thì cá nhân đăng ký NPT như lần đầu (bước 1.1).

(1.3) Đăng ký NPT khi thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh

Trường hợp trong thời gian tính giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì cá nhân đăng ký NPT như lần đầu (bước 1.1).

(1.4) Đăng ký NPT khi quyết toán

+ Hồ sơ:

Trường hợp trong năm cá nhân (trừ cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán) chưa đăng ký NPT để tính giảm trừ gia cảnh thì cá nhân được xác định lại NPT theo thực tế phát sinh và lập mẫu Đăng ký NPT như bước 1.1 khi quyết toán thuế.

+ Địa điểm:

++ Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì nộp mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan thuế cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

++ Cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai nộp mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan Thuế trực tiếp quản lý cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN.

+ Thời hạn:

++ Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT khi quyết toán cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập chậm nhất là trước thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu giữ một (01) mẫu Đăng ký NPT và nộp một (01) mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật Quản lý thuế, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì nộp mẫu Đăng ký NPT cho cơ quan thuế cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật Quản lý thuế, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

++ Đối với cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thì nộp mẫu Đăng ký NPT khi quyết toán cùng với hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo quy định của Luật Quản lý thuế, chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Riêng đối với người phụ thuộc khác (ví dụ: anh, chị, em ruột; ông, bà nội ngoại; cô, dì...) theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ chứng minh NPT

(2.1) Nộp hồ sơ chứng minh NPT lần đầu

+ Hồ sơ:

Cá nhân lập hồ sơ chứng minh NPT theo hướng dẫn tại điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính.

+ Địa điểm:

Cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT tại nơi nộp mẫu Đăng ký NPT.

+Thời hạn:

Cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký NPT hoặc khai giảm trừ gia cảnh NPT.

(2.2) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi có thay đổi NPT

Trong thời gian giảm trừ gia cảnh, cá nhân có phát sinh tăng hoặc giảm NPT thì cá nhân thực hiện nộp hồ sơ chứng minh NPT như lần đầu (bước 2.1).

(2.3) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh

Trong thời gian giảm trừ gia cảnh, cá nhân có thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì cá nhân nộp hồ sơ chứng minh NPT như lần đầu (bước 2.1).

(2.4) Nộp hồ sơ chứng minh NPT khi quyết toán

Trường hợp cá nhân đăng ký NPT bổ sung khi quyết toán thì cá nhân phải nộp hồ sơ chứng minh NPT như bước 2.1.

- Cách thức thực hiện:

+ Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp mẫu Đăng ký NPT tại bộ phận một cửa của cơ quan Thuế quản lý trực tiếp hoặc nộp qua đường bưu điện. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lưu hồ sơ chứng minh NPT của cá nhân tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan Thuế yêu cầu.

Riêng đối với trường hợp cá nhân nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT bổ sung khi quyết toán thuế thì nộp tại tổ chức cá nhân trả thu nhập nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập hoặc cơ quan thuế (tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc nộp qua đường bưu điện) nếu cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

+ Đối với cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, phương pháp khoán nộp mẫu Đăng ký NPT và hồ sơ chứng minh NPT tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế hoặc nộp qua đường bưu điện.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

Thành phần hồ sơ bao gồm:

+ Mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh - Mẫu số 16/ĐK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Tờ khai thuế TNCN dành cho cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán - Mẫu số 10/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính.

+ Tờ khai thuế TNCN dành cho nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán - Mẫu số 10A/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính.

+ Hồ sơ chứng minh NPT:

++) Đối với con:

+++) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

+++) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

++++) Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

++++) Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

+++) Con đang theo học tại các bậc học, hồ sơ chứng minh gồm:

++++) Bản chụp Giấy khai sinh.

++++) Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

+++) Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

++) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+++) Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

++) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân.

+++) Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

++) Đối với các cá nhân khác (gồm anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột, người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật), hồ sơ chứng minh gồm:

+++) Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

+++) Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Các giấy tờ hợp pháp nêu trên, là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

++++) Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

++++) Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).

++++) Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).

++++) Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

++++) Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

++) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

++) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các điểm nêu trên hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

+ Số lượng hồ sơ: 01 bộ. Riêng đối với trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nộp thuế qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập thì nộp 02 mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

- Thời hạn giải quyết: Không phải trả lại kết quả cho người nộp thuế

- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và theo phương pháp khoán.

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Chi cục Thuế

- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Không có kết quả giải quyết

- Lệ phí (nếu có): không có

- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

+ Mẫu Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh - Mẫu số 16/ĐK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Tờ khai thuế TNCN dành cho cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán - Mẫu số 10/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính.

+ Tờ khai thuế TNCN dành cho nhóm cá nhân có thu nhập từ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán - Mẫu số 10A/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính.

+ Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng - Mẫu số 21a/XN-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

+ Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng - Mẫu số 21b/XN-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011.

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có):

Người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế

- Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

+ Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007;

+ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN số 26/2012/QH13 ngày 22/11/2012;

+ Nghị định số 65/2013/NĐ-CP ngày 27 tháng 6 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân;

+ Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật thuế TNCN, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế TNCN và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ.

+ Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, hướng dẫn thi hành Nghị định số 85/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 và Nghị định số 106/2010/NĐ-CP ngày 28/10/2010 của Chính Phủ.

Ghi chú: Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế.